Alles muss sich ändern, damit alles bleibt, wie es ist!

Das Team ist der Star - You never walk alone

Wenn mit einem Mal – bedingt durch die Corona-Pandemie – Präsenzplanspiele in der bewährten Form nicht mehr stattfinden können und stattdessen vollständig in die virtuelle Welt verlegt werden müssen, sind gute, innovative und kreative Lösungen gefragt, um den Lehrbetrieb - auch kurzfristig - nicht nur aufrecht zu halten, sondern auch ansprechend für alle Beteiligten zu gestalten.

In diesem Zusammenhang stellen sich auch erfahrenen Planspielleitenden mit teils Jahrzehnte langer Planspielerfahrung essentielle Fragen hinsichtlich der Umsetzbarkeit, für die man bereits im Vorfeld geeignete Lösungen gemeinsam finden und ausarbeiten sollte. In unserem Fall lagen zwischen Anfrage und Ausrichtung der Planspiele ca. drei Kalenderwochen, in denen wir uns bestmöglich auf unsere Premiere vorbereiten konnten. Eine große und sehr spannende Herausforderung, die es galt in Co-Produktion verteilt über die gesamte Bundesrepublik erfolgreich zu meistern!

Vorbereitung ist die halbe Miete – Plan B ist die andere Hälfte

Gerade weil es selbstverständlich ist, muss es besonders betont werden: die intensive Beschäftigung im Vorfeld der beiden Planspielveranstaltungen sowohl mit der TOPSIM-Cloud, in der neben anderen Managementsimulationen des TOPSIM-Portfolios auch das Planspiel General Management läuft, als auch mit dem Video-Web-Konferenz-Tool "Zoom", über das die Spielleitenden und Teilnehmenden im engen Austausch standen und die Arbeit der Teilnehmenden in virtuellen Gruppenräumen stattfand, war aus unserer Sicht für eine erfolgreiche Premiere ein wesentlicher Erfolgsbaustein.

Von großem Vorteil war, dass TOPSIM in unserem Vorbereitungszeitraum ein einstündiges Webinar zu TOPSIM General Management anbot, welches eine sehr hilfreiche und komprimierte Einführung in die Funktionalitäten der TOPSIM Cloud bietet und den Einstieg erleichtert. Um uns tiefergehend in das Spielleiter- und Teilnehmer-System einzuarbeiten, nutzten wir die ergänzende Möglichkeit, ein Testspiel in der Cloud anzulegen und dieses auf Herz und Nieren spielerisch zu erkunden, da in der Regel die Zeit fehlen wird, um sich damit erst im Planspieleinsatz eingehend vertraut zu machen.

Analog dazu wurden wir in einem zweiten Webinar durch das ZMS-Team in die Möglichkeiten und Grenzen des Video-Web-Konferenz-Tools „Zoom“ eingeführt und bekamen ein gutes Gefühl, wie wir sowohl den intensiven und engen Austausch zwischen Spielleitenden und Teilnehmenden im Plenum als auch die Gruppenarbeit der Teilnehmenden in ihren Gruppenräumen in die virtuelle Welt verlegen können. Die Ermöglichung der sozialen Interaktion unter der Einschränkung des Social Distancing ist aus unserer Sicht ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor, da jede Planspielveranstaltung von der sozialen Interaktion der Teilnehmenden untereinander und mit den Spielleitenden lebt.

Neben der technischen und sozialen Komponente von webbasierten Planspielveranstaltungen widmeten wir uns intensiv der inhaltlichen Gestaltung des Planspielablaufs angefangen bei der Planspieleinführung, über die Gestaltung der Spiel- und Feedbackphasen unter Einbindung von Interventionen wie Online-Umfragen, Werbekonzept und "CFO of the Year" bis hin zum Planspielabschluss. In diesem Zusammenhang half uns sowohl die Kenntnis der technischen Möglichkeiten von Zoom und der TOPSIM Cloud als auch das Studium der Wirtschaftsprognosen und Entscheidungsoptionen, da das General Management PRO-Szenario in der Cloud-Version einige Veränderungen im Vergleich zu den Vorgängerversionen bereithält, die sowohl die Storyline als auch die erforderlichen Entscheidungen sowie die Stärke der Wirkungszusammenhänge betreffen.

Als Planspielleitung war und ist es unseres Erachtens hilfreich, gedanklich zu jedem Zeitpunkt im Planspiel einen Schritt voraus zu sein und einen Plan B im Bedarfsfall ziehen zu können. Daher half uns das Vorausdenken und Ausprobieren der verschiedenen Planspielaspekte immens und ließ uns erwartungsvoll auf beide Planspieleinsätze blicken, obwohl uns klar war, dass auch die akribischste Vorbereitung mögliche Probleme bestenfalls minimieren, aber nicht gänzlich ausschließen kann.

Die Planspieldurchführung - Learning by Doing

Vorbereitet auf (fast) alle Eventualitäten starteten wir in unsere Premierenwoche und wurden nicht enttäuscht. Von der ersten Minute an zeigte sich, dass der nicht zu unterschätzende Rüstaufwand eine ebenso sinnvolle Investition war wie eine gute IT-Ausstattung aller Planspielbeteiligten.

Die Begrüßung der Teilnehmenden im Plenum funktionierte in beiden Kursen weitestgehend reibungslos. Alle Teilnehmenden waren der Video-Konferenz pünktlich beigetreten. Lediglich je eine Person in beiden Kursen hatte Probleme, sich mit Ton und Bild aufzuschalten, aber hierfür konnte in der Regel durch Wechsel der Endgeräte Abhilfe geschaffen werden. Bedauerlich, wenngleich auch aus einzelnen Gründen der Bandbreitenverfügbarkeit nachvollziehbar, war die Tatsache, dass die Mehrheit der Teilnehmenden ihre Videofunktion zumindest im Plenum deaktiviert hatten. Da es aus Sicht der Planspielleitenden deutlich mehr Spaß macht, die Teilnehmenden sehen zu können, waren wir glücklich, dass die Teilnehmenden später in ihren virtuellen Gruppenräumen häufiger per Kamera zugeschaltet waren und wir uns im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild der Teams machen konnten.

Nach der Begrüßung der Teilnehmenden mittels Video-Ansprache in Kombination mit der Umfrage-Funktion (vgl. Abbildungen) und Chat-Funktion von Zoom erfolgte eine kurze Planspieleinführung der Teilnehmenden über den geteilten Bildschirm. Danach starteten die Teilnehmenden zunächst in die Vorbereitung der Expertengruppen, um sich mit den Funktionsbereichen ihrer Unternehmen vertraut zu machen. Bei der Zuteilung in die sogenannten "Breakout-Sessions" half die vorbereitete und im Vorfeld der Veranstaltung versendete Einteilung der Teilnehmenden in Unternehmen und Experten, da sich somit unnötige Verzögerungen im Planspielverlauf vermeiden ließen. Auch die Bereitstellung des Teilnehmerhandbuchs im PDF-Format per E-Mail je zwei Tage zuvor hat sich hierbei bewährt. Die anschließende Präsentation der Expertengruppen lief ebenfalls reibungslos.

Die Prüfung der Anwesenheit der Teilnehmenden erfolgte während der Einführungspräsentation durch die Planspielleitung. Auf dieser Basis konnte die vorbereitete Gruppeneinteilung ggf. noch angepasst werden. Die nachträgliche "Umbenennung" der Teilnehmenden in Zoom mit Voranstellen der Unternehmensnummer erleichterte ebenfalls eine einfache Teamzuordnung und Zuteilung in die Breakout Sessions. Anschließend wurden die Teams in der TOPSIM-Cloud durch das ZMS angelegt und die Einladung zur TOPSIM-Cloud an die Teilnehmenden per E-Mail aus der Cloud versendet. Bei Teilnehmenden, die die Einladung vermeintlich nicht erhalten hatten, half in der Regel ein Blick in den E-Mail-Spam-Ordner der Teilnehmenden. Aus unserer Sicht hat es sich außerdem bewährt, die TOPSIM-Cloud erst zu öffnen, nachdem die Teilnehmenden die Cloud-Instruktionen erhalten haben.

Nach einer kurzen Einführung der Teilnehmenden in die TOPSIM-Cloud und die Informationen zum ersten Geschäftsjahr wechselten die Teilnehmenden in ihre virtuellen Gruppenräume und planten dort ihr erstes Geschäftsjahr. Als Planspielleitung wechselten wir regelmäßig oder im Bedarfsfall nach Benachrichtigung durch die Teams in die virtuellen Gruppenräume und konnten Fragen beantworten und eine dem Präsenzplanspiel ebenbürtige engmaschige Team-Betreuung sicherstellen. Zusätzlich konnten wir Informationen über die Chat-Funktion in alle Breakout-Sessions gleichzeitig senden, beispielweise wenn sich die Planungszeit des jeweiligen Geschäftsjahres dem Ende näherte.

Die Feedbackrunden mit den Teilnehmenden starteten wir zur Auflockerung gelegentlich mit einer Umfrage, die man in Zoom (vgl. Abbildungen) vergleichsweise einfach und schnell anlegen kann. Bedauerlicherweise werden einmal erstellte Umfragen nicht unabhängig vom Meeting gespeichert und müssen daher mit jedem neuen Meeting (respektive Planspiel) neu angelegt werden. Für die eigentliche Ergebnispräsentation des jeweils gespielten Geschäftsjahres wechselten wir in den Compact View der TOPSIM-Cloud und teilten den Bildschirm über Zoom. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass die TOPSIM-Cloud die individuelle und jederzeit anpassbare Konfiguration der sogenannten Compact View für alle Geschäftsjahre im Vorfeld eines Planspiels erlaubt oder aber eine spontane Zusammenstellung der grafischen Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden kann.

Wie in jedem anderen Planspiel auch diente uns unser vorab erstellter Zeitplan, den wir flexibel an die Bedürfnisse der Teilnehmenden anpassten, als gute Orientierung. So vergingen mehrere Geschäftsjahre im Wechsel mit Feedbackrunden und ergänzenden Interventionen. Dabei wurden wir sehr zügig immer sicherer im Umgang mit der TOPSIM-Cloud und dem Einsatz der verschiedenen Möglichkeiten in Zoom wie dem geteilten Bildschirm zu Präsentationszwecken, dem Einsatz des virtuellen Whiteboards zur Sammlung von Ideen und Feedback der Teilnehmenden und dem Einsatz von Umfragen. Somit konnten wir uns voll und ganz und vor allen Dingen besser und schneller als zunächst vermutet auf die inhaltliche Betreuung der Teilnehmenden fokussieren.

Den Abschluss der beiden Planspiele gestalteten wir unterschiedlich, um weitere Erfahrungen zu sammeln. Während wir uns im ersten Planspiel über die Dauer von zwei Tagen bewusst gegen den Einsatz einer klassischen Hauptversammlungsrunde zugunsten eines weiteren Geschäftsjahres in Kombination mit einem Planspielabschluss per Whiteboard entschieden, setzten wir die Hauptversammlungsrunde als letzte offizielle Amtshandlung des Vorstandsteams im zweiten Planspiel über die Dauer von drei Tagen gezielt ein, um zu testen, ob diese Intervention auch im virtuellen Format (analog zur realen Welt) funktioniert. Aus unserer Sicht funktionierten beide Varianten und die Teams, welche die Hauptversammlungsrunde vorzubereiten hatten, waren auch nach drei Planspieltagen im virtuellen Universum noch immer motiviert bei der Sache. Beide Planspiele beendeten wir erfolgreich mit zwei abschließenden Umfragen (vgl. Abbildungen).

Das Beste kommt zum Schluss - Lessons Learned

Nach zwei kurzweiligen virtuellen Planspieleinsätzen mit 23 bzw. 26 Studierenden fällt unser Fazit absolut positiv aus. Gleichzeitig nehmen wir einige Learnings mit, die uns mit Sicherheit und anderen Planspielleitern möglicherweise beim nächsten virtuellen Planspieleinsatz helfen werden. Einige davon sind für Planspielleiter nicht neu und gelten gleichermaßen für Präsenz- und Online-Planspiele. Andere wiederum sind für uns neue Erfahrungen, die aus dem virtuellen Format resultieren.

• Die intensive Einarbeitung in die TOPSIM-Cloud und Zoom half uns, potenzielle technische Unwägbarkeiten im Vorfeld erkennen und im Planspieleinsatz vermeiden zu können.

• Das Testen der Tools und ihrer Möglichkeiten hat unsere Sicherheit im Umgang mit diesen erhöht und uns ermöglicht, diese im Live-Betrieb sinnvoll und flexibel einsetzen zu können. Das Anlegen und Durchlaufen eines Testplanspiels ist hierbei sicherlich empfehlenswert.
• Die Einteilung der Teilnehmenden in Vorstands- und Expertengruppen im Vorfeld der Veranstaltung in der Form "UxEx_Nachname, Vorname" erleichterte uns das Handling im Planspielverlauf sehr. Wichtig ist, dass sich die Teilnehmende bereits beim ersten Zoom-Login mit den entsprechenden Daten, die sie zuvor per E-Mail erhalten sollten, anmelden.
• Der Versand des Teilnehmerhandbuchs als PDF-Version (erhältlich auf der Startseite der TOPSIM-Cloud) an die Teilnehmenden im Vorfeld der Veranstaltung erscheint uns sinnvoll, damit sich die Teilnehmenden einen groben Überblick verschaffen können. Ergänzend haben sie nach ihrem erstmaligen Cloud-Login auch Zugriff auf das digitale Teilnehmerhandbuch.
• Die Einladungsmail an die Teilnehmenden ein paar Tage vor Beginn des Planspiels sollte neben dem Handbuch, der Teameinteilung und den Zoom-Zugangsdaten einen Hinweis auf die erforderliche IT-Ausstattung (Tablet, Laptop, PC und stabiles WLAN) enthalten. Auch sollte im Vorfeld geprüft werden, ob die Geräte auf Zoom und TOPSIM zugreifen dürfen.
• Die aktive Einbindung der Teilnehmenden erscheint in der virtuellen Welt noch wichtiger als in der Präsenzveranstaltung, denn die Distanz und Nichtsichtbarkeit schafft Anonymität.
• Die komplette Kommunikation fand ausschließlich über "Zoom" statt. Da wir in der glücklichen Lage waren als Co-Trainer-Team agieren zu können, wechselten wir die Host- und Co-Host-Funktion, die unterschiedliche Rechte in Zoom besitzen, flexibel nach Bedarf.
• Besonders bewährt hat sich unseres Erachtens das Einstreuen von Umfragen zur Begrüßung an jedem neuen Tag, zur Abfrage der geschäftsjahresspezifischen Herausforderungen der Teilnehmenden oder der Erwartungen der Teilnehmenden vor der Ergebnispräsentation.
• Für die Berechnung und schnelle Sichtung der Geschäftsjahresergebnisse, die Festlegung der Schwerpunkte für die Feedbackrunde im Plenum und die bilaterale Abstimmung zu den weiteren Schritten im Planspiel, hat sich aus unserer Sicht die Einrichtung eines virtuellen Planspielleitungsbüro zusätzlich zu den virtuellen Gruppenräumen bewährt. Außerdem sollten die Co-Trainer auch jederzeit über Telefon miteinander kommunizieren können.
• Das eingesetzte Video-Web-Konferenz-Tool Zoom bietet viele geeignete Möglichkeiten, um ein Online-Planspiel adäquat moderieren und begleiten zu können. Dennoch kann es die Vorteile der direkten sozialen Interaktion und Kommunikation vis-a-vis nur bedingt ersetzen. Hier sehen wir insbesondere die Gefahr, Teilnehmende im Planspielverlauf zu verlieren, wenn es mal schlecht läuft oder aber die "virtuelle" Chemie im Team nicht stimmen sollte.

Alles in allem schauen wir sehr zufrieden auf unsere virtuelle Planspiel-Premiere an den fünf Tagen mit nahezu 50 Studierenden und sind der Meinung, dass dieses Format in der aktuellen Situation ohne Zweifel eine sehr gelungene Alternative zum Präsenzplanspiel darstellt. Gleichzeitig freuen wir uns jedoch schon sehr auf die Zeit, in der physische Planspiel-Begegnungen wieder möglich sein werden und man in geselliger Runde den Planspieltag Revue passieren lassen kann!

Allen planspielbegeisterten Lesern, die weitere Fragen zum Einsatz und zur Organisation virtueller Planspiele haben, stehen wir als Ansprechpartner selbstverständlich gerne zur Verfügung!

Stephan Kraft, Claudia Brunner und Marcel Maurer